Legalisatie van documenten

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten

Voor de legalisatie vanuit het buitenland kunt u ook steeds de website raadplegen van onze vertegenwoordiging ter plaatse: Belgische ambassades en consulaten in het buitenland

Om uw vraag te verfijnen, kunt u ook de Zoekcriteria gebruiken.

Informatie voor garanten die bereid zijn de kosten van een niet-EU-student in België op zich te nemen.

Garant

Een garant verbindt zich ertoe de kosten voor gezondheidszorg, huisvesting, studie en repatriëring te dragen van een onderdaan van een derde land die in België studeert gedurende:

• éen academiejaar, of
• de hele duur van de studies, of
• éen jaar na het afstuderen

door het ondertekenen van een document genaamd « Bijlage 32 ».

Er zijn nog andere mogelijkheden waarmee een student kan aantonen dat hij over voldoende bestaansmiddelen beschikt wanneer hij een visum voor lang verblijf aanvraagt.

Voorwaarden om een garant te zijn

1. Minstens 18 jaar oud zijn.

2. De Belgische nationaliteit bezitten, of

een burger van de Europese Unie zijn die een verblijfsrecht van meer dan drie maanden in België of een andere lidstaat van de Europese Unie heeft, of

een onderdaan van een derde land zijn die toegelaten of gemachtigd is om voor onbepaalde duur in België of een andere lidstaat van de Europese Unie te verblijven, of

een familielid tot in de derde graad van de onderdaan van een derde land die ten laste wordt genomen zijn.

Opgelet : Deze verwantschapsband moet met documentatie worden aangetoond, dit wil zeggen met een of meerdere geboorteakten of andere officiële documenten, die in voorkomend geval gelegaliseerd/geapostilleerd zijn. Indien de garant zijn verwantschapsband in de eerste, tweede of derde graad niet op geldige wijze kan aantonen, kan de verbintenis tot tenlasteneming niet worden aanvaard.

3. Over regelmatige en voldoende bestaansmiddelen beschikken: een netto-inkomst van minstens 3.235,88 euros per maand. (Het totale bedrag wordt nader uitgelegd op Verbintenis tot tenlasteneming | IBZ ). Aangezien dit bedrag onderhevig is aan wijzigingen, gelieve het correcte bedrag te verifiëren opVerbintenis tot tenlasteneming | IBZ .

Opgelet : De middelen verkregen uit de aanvullende bijstandsstelsels (leefloon en gewaarborgde gezinsbijslag), de financiële maatschappelijke dienstverlening, de gezinsbijslagen, de werkloosheidsuitkeringen, de inschakelingsuitkeringen en de overbruggingsuitkeringen worden niet in aanmerking genomen.

4.  Onderteken de bijlage 32 in persoon op de Ambassade van België in Pretoria of het Consulaat-generaal te Kaapstad (op afspraak, na beoordeling van uw voorgelegde documenten).

Procedure

• Stuur de hier beneden opgesomde documenten per e-mail naar pretoria@diplobel.fed.be of capetown@diplobel.fed.be (afhankelijk van waar u het document zal ondertekenen).
• De Ambassade/het Consulaat-generaal zal het dossier behandelen en de garant per email op de hoogte brengen in geval er onvolledige/incorrecte documenten zijn.

Indien aan alle voorwaarden voldaan is, zal de garant :

• uitgenodigd worden om de « Bijlage 32 » in persoon in te vullen en ondertekenen op de Ambassade van België in Pretoria of het Consulaat-generaal te Kaapstad, op afspraak. De legalisatiekosten kunnen op dag van afspraak met de kaart betaald worden, of per overschrijving; u moet dan het betalingsbewijs meebrengen. Contante betaling is niet mogelijk.
• de originele documenten plus 1 set kopieën meebrengen naar de afspraak.
• de digitaal gelegaliseerde « Bijlage 32 » par e-mail ontvangen binnen de 5 à 10 werkdagen na de afspraak. Het gelegaliseerde document zal ook online beschikbaar zijn via Legalweb.
• Indien het originele document vereist is, kan de garant dit op afspraak komen afhalen of een koeriersdienst regelen.

Vereiste documenten

• Kopieën van een officieel identiteitsdocument van de garant en student.
• Bewijs van verwantschap (een of meerdere geboorteakten of andere officiële documenten, in voorkomend geval gelegaliseerd/geapostilleerd).
• Bewijs van tewerkstelling. Indien u zelfstandige bent : kopie van de handelsvergunning van het bedrijf/CIPRO (minder dan 6 maand oud). Het arbeidscontract moet ofwel minstens 1 academiejaar geldig zijn, ofwel voor de geplande duur van de studies, ofwel voor 12 maanden.
• Bewijs van voldoende inkomen : de 3 laatste loonfiches (indien beschikbaar) of het SARS ITA34 Aanslagbiljet Inkomstenbelasting van het meest recente beschikbare belastingsjaar, alsook bankuittreksels van de afgelopen 3 maanden die uw maandelijkse salaris weergeven. U moet aantonen dat u minstens 3.235,88 EUR netto-inkomen per maand heeft. Aangezien dit bedrag onderhevig is aan wijzigingen, gelieve het correcte bedrag te verifiëren op Verbintenis tot tenlasteneming | IBZ .

Houd er rekening mee dat de lijst met documenten de minimumvereisten zijn voor een aanvraag van een “Bijlage 32”. De Ambassade behoudt zich het recht voor om op elk moment tijdens de behandeling van de aanvraag aanvullende documenten op te vragen, indien zij dit nodig acht. Een onvolledige aanvraag kan leiden tot afwijzing.

Controleer de meest recente legalisatiekosten.